La tua email aziendale finisce nello spam? Il problema è quasi sempre un'infrastruttura di autenticazione debole, una reputazione di dominio compromessa, o entrambe. Quando il server di posta riceve un messaggio dal tuo dominio, verifica tre cose in sequenza: che il messaggio non venga da un computer infetto, che tu abbia autorizzato chi lo invia, e che il tuo dominio non sia già marcato come fonte di spam. Se anche una sola di queste verifche fallisce, il messaggio finisce nello spam (o non arriva affatto).
La buona notizia: non serve essere un tecnico per capire il problema e risolverlo. Le cause sono sempre le stesse, e i controlli sono semplici e concreti.
In breve: i motivi principali per cui le email finiscono nello spam sono l'assenza di SPF, DKIM e DMARC, un dominio o IP finito in una blacklist pubblica, malware sul tuo computer, o una cattiva reputazione di invio. Il primo passo è verificare su Spamhaus se il tuo dominio o indirizzo IP sono blacklistati; poi configurare i tre record di autenticazione; infine, controllare l'antivirus e, se il problema persiste, resettare l'IP dinamico spegnendo il modem per 15 minuti.
Un email server (il computer che riceve la tua posta) applica una serie di regole di sicurezza. Non è uno strumento perfetto: a volte blocca email legittime, a volte lascia passare spam autentico. La tua missione è fare in modo che le regole non ti blocchino.
Le regole controllano quattro aspetti principali:
I primi tre fattori dipendono da te e dalla tua infrastruttura. Il quarto è più sfumato, perché quello che "assomiglia a spam" cambia in continuazione. Focalizziamoci su quello che controlli veramente.
SPF (Sender Policy Framework), DKIM (DomainKeys Identified Mail) e DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance) sono tre standard internazionali che dicono ai server riceventi: "questo messaggio viene davvero da me, e io autorizzo questo server a inviarlo".
Senza questi tre record nel tuo DNS, il server ricevente non ha garanzie. Con loro, le tue email hanno una chance molto più alta di arrivare in inbox.
SPF è il più semplice. Dice: "gli indirizzi IP autorizzati a inviare email dal dominio miodominio.it sono questi". Se un server non nella lista prova a inviare email da miodominio.it, il messaggio viene marcato come sospetto.
DKIM firma il messaggio con una chiave crittografica privata. Il ricevente verifica la firma con la chiave pubblica nel tuo DNS. Se la firma è valida, il messaggio non è stato modificato e viene davvero da te.
DMARC è il coordinatore. Dice: "se SPF o DKIM falliscono, il messaggio non deve arrivare" (o dovrebbe finire in spam, a seconda di come lo configuri). DMARC genera anche un rapporto che ti dice quanti messaggi passano o falliscono le verifiche.
Se non hai configurato questi record, configura almeno SPF e DKIM adesso. DMARC viene dopo. Non è difficile: il tuo provider di email o il tuo amministratore di sistema possono farlo in 10 minuti.
Maggiori dettagli su come configurare questi record nel tuo articolo su SPF, DKIM e DMARC.
Un dominio o un indirizzo IP finisce in una blacklist per due motivi: (1) è stato usato per spam in passato, oppure (2) il tuo computer è infetto e invia spam senza che tu lo sappia.
Se il tuo dominio è nuovo (meno di 6 mesi) e non ha mai inviato email in volume, non dovrebbe essere blacklistato. Ma se è successo, il primo controllo è obbligatorio.
Vai su https://check.spamhaus.org. Inserisci il tuo dominio o il tuo indirizzo IP. Se vedi una lista di blacklist dove compare il tuo dominio o IP, quel è il problema: i server riceventi consultano quelle liste e scartano i messaggi in automatico.
Come trovi il tuo indirizzo IP pubblico? Cerca "qual è il mio IP" su Google. Comparirà subito sulla pagina.
Se il tuo dominio è blacklistato, devi capire perché. Se è un errore o se il dominio è stato usato male in passato, puoi chiedere di essere rimosso dalla lista. Il processo varia per ogni blacklist, ma di solito richiede la verifica della proprietà del dominio e il pagamento di una piccola tassa (o nulla). Controlla le istruzioni sulla pagina della lista stessa.
Se il tuo dominio non è blacklistato ma le email continuano a finire nello spam, il problema potrebbe essere malware o trojan sul tuo computer. Un computer infetto può inviare spam senza che tu lo noti, compromettendo la reputazione del tuo IP.
Fai un controllo antivirus completo. Se usi Windows, lo strumento integrato (Windows Defender) è sufficiente: avvia una scansione completa e attendere il risultato. Se sei su Mac o Linux, usa l'antivirus installato.
Se scopri malware, rimuovilo e poi procedi al passo successivo.
Se l'antivirus non trova nulla ma il problema persiste, prova a resettare il tuo indirizzo IP dinamico. Spegni il modem per 15 minuti, poi riaccendilo. Molti provider di internet assegnano indirizzi IP dinamici: spegnere il modem ti forza a ottenere un nuovo IP. Se il vecchio IP era stato compromesso, questo potrebbe risolvere il problema.
Anche senza essere in una blacklist ufficiale, il tuo dominio potrebbe avere una reputazione bassa presso i principali provider (Gmail, Outlook, Yahoo, ecc.). Loro usano algoritmi proprietari per valutare chi riceve email da te, quanti li marchiano come spam, quanti li cancellano subito, e così via.
Se il tasso di "bounce" (email non recapitate) è alto, o se molti destinatari ti marcano come spam, i provider abbassano la tua reputazione e cominciano a filtrare i tuoi messaggi.
Come migliori la reputazione?
Se le tue email vanno in spam ma non hai idea del perché, fai questi controlli in ordine:
Se dopo questi passaggi il problema persiste, contatta il tuo provider di email o il tuo amministratore di sistema. Il problema potrebbe essere specifico della tua infrastruttura e richiedere un'analisi più profonda.
Outlook (sia il client che il servizio cloud) applica filtri aggressivi. Se il tuo dominio non ha SPF e DKIM, Outlook farà passare qualche messaggio ma molti finiranno in spam. Se il tuo IP è stato usato per spam in passato, Outlook blocca tutto. Controlla Spamhaus e configura SPF e DKIM.
No. SPF e DKIM sono condizioni necessarie, non sufficienti. Aumentano drasticamente la probabilità, ma la reputazione di dominio conta ancora. Se il tuo dominio ha una cattiva storia (bounce alti, molti reclami), ci vorranno settimane o mesi per recuperare la fiducia dei provider.
Tecnicamente sì, ma non è consigliato. Gmail e Outlook hanno limiti di invio giornaliero (100-150 messaggi per Gmail gratuito, molto di più per account aziendali). Se invii newsletter regolarmente, usa un servizio dedicato come Brevo, Mailchimp o Sendinblue.
Dipende. Se il tuo IP vecchio era pulito (non blacklistato), cambiarlo non aiuta. Se era compromesso, cambiarlo aiuta. Ma il vero problema è che i provider vedono un IP che cambia e sono più sospettosi. Se puoi, usa un IP statico per il tuo server di posta.
Dipende dalla blacklist e dalle circostanze. Alcune liste rimuovono automaticamente dopo 48 ore di IP "pulito". Altre richiedono una richiesta manuale e possono impiegare giorni o settimane. Nel frattempo, la tua reputazione inizia a recuperare, ma lentamente.
Non lo sai, fino a quando non lo scopri per caso. Chiedi ai tuoi clienti se ricevono le tue email. Se molti dicono "non mi arriva nulla", il problema è probabilmente lo spam. Se pochi o nessuno lo dice, il problema potrebbe essere locale (solo alcuni provider).
Le email finiscono nello spam quasi sempre per ragioni infrastrutturali, non per caso. SPF, DKIM e DMARC sono lo standard mondiale; se non li hai, configura almeno i primi due adesso. Un dominio o IP blacklistato è una bomba a orologeria; controlla Spamhaus e risolvilo subito se trovi il tuo nome. Un computer infetto compromette la reputazione del tuo IP; un antivirus regolare è manutenzione di base. Una lista di contatti sporca aumenta i bounce e le lamentele; puliscila e usa un servizio di email marketing.
Inizia dai primi due passi: verificare su Spamhaus e configurare SPF e DKIM. Tutto il resto viene dopo, e probabilmente non ti servirà.
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